VCSVU

Lieve leden,

Wat fijn dat je mijn blog leest waarin ik mijn functie, secretaris beter bekend als functie 2, zal toelichten. 

Als secretaris vergaar je veel expertise op het gebied van planning/structuur en communicatie. Verder leer je hoe je mensen moet benaderen en hoe je iets op een geschikte manier vraagt. Als een echte secretaris is geordend kunnen werken geen overbodige luxe.

Een secretaris is de rechterhand van het bestuur. Je bent als secretaris verantwoordelijk voor de jaarplanning en de bestuursagenda. Daarnaast beheer je de email en haal je de post op. 

De week start vaak met de wekelijkse bestuursvergadering. Tijdens de bestuursvergadering notuleer ik, wat betekent dat alle belangrijke besluiten worden vastgelegd. Zo kunnen mijn bestuur en ik altijd teruglezen welke besluiten er zijn genomen en welke afspraken er zijn gemaakt tijdens de vergadering.

Verder bereid ik de post in voor. Bij de post in behandel je alle belangrijke mails en post dat is binnengekomen. Dit stel je voor de vergadering al op. Daarnaast ben ik tijdens de vergadering ook betrokken bij de discussies. Later in de week ben ik vaak bezig met het beantwoorden van mails en het uitwerken van je notulen. Verder heb ik contact met onze commissies, de K.N.P.S.V. en opleidingsbesturen om vergaderingen of activiteiten in te plannen.

Tijdens de Algemene Ledenvergaderingen (ALV’s) zal ik, net zoals bij bestuursvergaderingen, notuleren. Voor de ALV plaats vindt, zal ik alle leden een uitnodiging sturen per mail, waar je ook de stukken voor de ALV aan toevoegt. Dit zullen altijd de agenda en de notulen van de vorige ALV zijn, maar er kunnen ook nog andere stukken meegestuurd worden zoals het meerjarenplan, beleidsplan, Huishoudelijk Regelement of statuten. 

De secretaris is ook verantwoordelijk voor het archief. Ik zal stukken zoals posters en flyers in het archief plaatsen en het archief op orde houden. Daarnaast is de vereniging sinds kort begonnen met het digitaliseren van het archief. Als secretaris wordt ik hierin ondersteund door een aantal oud-secretarissen. In het digitale archief worden onder andere notulen, maar ook andere belangrijke documenten en gadgets opgeslagen. Door veel bezig te zijn met het archief, krijg je als secretaris een kijkje in het geschiedenis van de vereniging.

Voor het organiseren van activiteiten moet er vaak contact opgenomen worden met de Facilitaire Campus Organisatie (FCO). Ik ben het contactpersoon met hen. Bij FCO kun je ruimtes op de VU reserveren voor onder andere lezingen, symposia en andere activiteiten. Voor borrels vraag je vaak een schoonmaak uur aan, zodat de borrel tot 22:00 door kan gaan.

Daarnaast is de secretaris ook bezig met het maken van de weekmail. Elke week wordt er op de maandag een overzicht gestuurd met de aankomende activiteiten, vacatures en nieuwe informatie met betrekking tot externe activiteiten. Verder wordt er ook een keer per maand een Nieuwe Binding verstuurd. Hierin staat een overzicht van alle afgelopen activiteiten van die maand samen met een overzicht van de aankomende activiteiten van die maand erna.

Voor het versturen van de weekmail en Nieuwe Binding is het noodzakelijk om een goed geordende lijst te hebben van leden, alumni, begunstigers etc. Deze lijsten worden gemaakt in Mailchimp (weekmail), Google contacten (mailinglijst) en Congressus (algemeen). Elk nieuw collegejaar worden alle eerstejaars geregistreerd op deze nieuwe platforms via onze website of handmatig, wat heel veel tijd kost.

Tot slot ben ik net als andere bestuursleden aanwezig op alle gezellige en educatieve activiteiten van de VCSVU en de K.N.P.S.V. Daarnaast wordt je uitgenodigd voor constitutieborrels van de broertjes en zusjes verenigingen. Je leert goed samenwerken als één bestuur en je legt veel nieuwe contacten.

Met vriendelijke groet,

Marco