VCSVU

Lieve VCSVU’er 

Allereerst welkom, en wat leuk dat je hier bent gekomen om mijn blog te lezen. Voordat ik ga vertellen over de mooiste functie van het bestuur zal ik eerst iets over mijn persoonlijkheid vertellen, dit staat namelijk in samenhang met de vaardigheden die een secretaris hoort te hebben.

Want wie is Melanie en wat maakt haar nou een secretaris. Het is raar om over jezelf te praten maar goed dat is de hele bedoeling van een blog natuurlijk. 

Een van de eigenschappen van mij die ik graag op een rijtje wil zetten, is namelijk de volgende: ik hou ervan om gestructureerd aan het werk te gaan. Ik maak dan ook altijd een planning voor mezelf wanneer ik moet studeren of wanneer ik bestuurstaken moet uitvoeren. In deze planning zet ik ook andere afspraken die ik gemaakt heb met bijvoorbeeld vrienden. Aan het begin van elke week schrijf ik een weekplanning voor mezelf met wat ik wanneer ga doen. Er zitten nog wel wat haken en ogen hieraan want een planning maken is een ding, je eraan houden is een tweede…

Is gestructureerd aan het werk willen gaan dan het enige waar je goed in probeert te zijn? Nee ahah, ik hou er ook van om te lezen, dingen uit te zoeken, muziek te luisteren (tot frustraties van menig bestuurslid). Want een ontspannend muziekje interpreteer ik iets anders dan de meeste mensen doen. 

Maar goed, genoeg over mijzelf gepraat en laten we doorgaan naar de taken van de secretaris, want daar komen jullie tenslotte voor.

Want wat doe ik nou precies als secretaris van het 56e bestuur der VCSVU? Allereerst begint de week natuurlijk zoals elke week op maandag. Op maandag hebben wij altijd een bestuursvergadering. Voordat de vergadering begint heb ik alle post van de week daarvoor doorgenomen en beknopt in de notulen gezet. Zo kan ik het bestuur een snelle samenvatting geven van de ingekomen mails. Het is namelijk de taak van de secretaris de post en mails bij te houden. 

Nadat de Post In is gedaan, zoals dat dan heet, is het verder mijn taak om de vergadering te notuleren. Dit houdt in dat ik opschrijf wat er wordt gezegd en welke afspraken er bijvoorbeeld gemaakt worden. Vervolgens zet ik de gemaakte afspraken in het actiepunten lijstje. Hierin staan de taken van elk bestuurslid. And for some reason is die van mij altijd heel lang maar goed, ik vind veel dingen leuk om te doen.

Verder notuleer ik dan ook de Algemene Leden Vergaderingen (ALV), deze zijn vaak drie keer per jaar. De eerste keer dat het aan mij was om deze gehele vergadering te notuleren, vond ik het toch wel spannend. Het is een best grote verantwoordelijkheid om de hele vergadering en alles wat erin besproken wordt goed te notuleren. Verder zorg ik er ook voor dat de uitnodigingen voor de ALV op tijd verzonden worden en dat de stukken op tijd mee gestuurd worden.

Over op tijd gesproken: het is ook mijn taak om de agenda bij te houden en ervoor te zorgen dat de bestuursgenootjes op tijd zijn. Hier komt het puntje plannen en gestructureerd te werk gaan weer naar boven. Ook het bijhouden van de jaaragenda is een van mijn taken, deze agenda staat vol met de activiteiten van de K.N.P.S.V. en haar afdelingen.

Dit zijn lang niet alle dingen die ik in het bestuur doe natuurlijk, maar als ik alles moet gaan opsommen dan ben je over een uur nog niet klaar met lezen. Naast al deze taken horen natuurlijk de leuke borrels en activiteiten ook bij het bestuurs leven, ondanks dat COVID-19 het lastiger maakt in deze tijd. Toch kan je er meer van genieten wanneer het dan wel weer kan :)

Ik hoop dat ik jullie allemaal een kijkje achter de schermen heb kunnen geven, mochten er nog vragen zijn schroom vooral niet om ze te stellen!

Liefs, Mel