VCSVU

Dutch version below

Dear member!

In this blog I will fill you in on the details of being a secretary!

While studying you learn a lot of skills, but mostly academic. In a boardyear you develop several skills that a university will never teach you. As a secretary your ability to organize and plan, communicate and take precise minutes are important. You will use these skills to answer your responsibilities. 

In a week of mine I use the common agenda a lot. The secretary is responsible for making appointments with people such as; members of honor, important people for the study and VCSVU board for board meetings. To make these appointments you use the common agenda. Also for the organization of association activities you use the agenda. Together with your board you make up a plan for the year in which you enlighten the goals you want to achieve together. You will make sure that the moments you need to achieve these goals are well-planned in the agenda. Besides at the end of the study year you’ll create a plan for next year in which you set all the next year's activities. 

Besides the responsibility over the agenda you ought to respond to the necessary mails and keep the right people informed. You are the communication point for people outside the board/association who need information from the board. These people can be members who need for example tutoring, companies that want to work together or members of the study direction who want to improve the study with the board's input. You make sure that every member, company and professor that contacted the VCSVU feels heard. Besides the fact that people contact you, you also need to contact people. In a year as secretary you learn how to make contact with external parties in a way you get what the association needs. 

Furthermore it is important to take precise minutes of several meetings. These meetings can be board meetings, brainstorm meetings with members of the study program committee or a general members’ meeting. It is important to make these minutes since a lot of great ideas and evaluations are discussed in these meetings and people need to be able to read those things back and remember them. 

After getting als these skills under control you play a big role in enhancing the efficiency of the board. Besides these serious tasks you have to complete weekly, there are a lot of amazing activities you are expected to attend. This makes sure that there is a balance between all the important responsibilities and the chance to laugh at sport and social events.

One thing I love about being a secretary is that I am involved in almost everything, since a lot of the communication goes through me. I also like the responsibilities that are given to me and the great balance between meaning something for the association and living a spontaneous life. 

*Dutch version*

Lief lid!

In deze blog zal ik je op de hoogte brengen van de details van de functie secretaris.

Tijdens je studie leer je veel vaardigheden, voornamelijk academisch. In een bestuursjaar ontwikkel je echter verschillende vaardigheden die een universiteit je niet zal leren. Als secretaris zijn je vermogen om te organiseren en plannen, communiceren en het maken van nauwkeurige notulen belangrijk. Je zult deze vaardigheden gebruiken om aan je bestuurstaken te voldoen.

In mijn week gebruik ik de gezamenlijke agenda veel. De secretaris is verantwoordelijk voor het maken van afspraken met mensen zoals ereleden, belangrijke personen voor de studie en het bestuur van VCSVU voor bestuursvergaderingen. Voor het organiseren van verenigingsactiviteiten gebruik je ook de agenda. Samen met je bestuur stel je een beleidsplan op voor het jaar waarin je de doelen toelicht die je samen wilt bereiken. Je zorgt ervoor dat de momenten die je nodig hebt om deze doelen te bereiken goed gepland staan in de agenda. Daarnaast maak je aan het eind van het studiejaar een planning voor het volgende jaar waarin je alle activiteiten voor het volgende jaar vastlegt.

Naast de verantwoordelijkheid over de agenda moet je reageren op de nodige e-mails en de juiste mensen op de hoogte houden. Je bent het communicatiepunt voor mensen buiten het bestuur/vereniging die informatie van het bestuur nodig hebben. Deze mensen kunnen leden zijn die bijvoorbeeld bijles nodig hebben, bedrijven die willen samenwerken of leden van de opleidingscommissie die de studie met de input van het bestuur willen verbeteren. Je zorgt ervoor dat elk lid, bedrijf en professor dat contact heeft opgenomen met de VCSVU zich gehoord voelt. Naast het feit dat mensen contact met je opnemen, moet je ook contact opnemen met anderen. In een jaar als secretaris leer je hoe je contact maakt met externe partijen op een manier waarop je krijgt wat de vereniging nodig heeft.

Verder is het belangrijk om nauwkeurige notulen te maken van verschillende typen vergaderingen. Deze vergaderingen kunnen bestuursvergaderingen zijn, brainstormsessies met leden van de opleidingscommissie of een algemene ledenvergadering. Het is belangrijk om deze notulen te maken, omdat er in deze vergaderingen veel nuttige ideeën en evaluaties worden besproken en mensen deze dingen moeten kunnen teruglezen en onthouden.

Nadat je al deze vaardigheden onder de knie hebt gekregen, speel je een grote rol in efficiëntie van het bestuur. Naast deze serieuze taken die je wekelijks moet uitvoeren, zijn er veel geweldige activiteiten waarvan verwacht wordt dat je ze bijwoont. Dit zorgt ervoor dat er een balans is tussen alle belangrijke verantwoordelijkheden en de kans om te lachen bij sport- en sociale evenementen.

Eén ding dat ik leuk vind aan het zijn van de secretaris van het bestuur is dat ik bijna overal bij betrokken ben, omdat veel van de communicatie via mij verloopt. Ik hou ook van de verantwoordelijkheden die aan mij zijn toevertrouwd en de goede balans tussen iets betekenen voor de vereniging en een spontaan sociaal leven leiden.