VCSVU

"Lieve lezer,

Leuk dat je de moeite hebt genomen om de eerste blog van het 54e bestuur der VCSVU te lezen. Door het gehele jaar zullen er verschillende blogs online komen die door elk bestuurslid 1 keer geschreven zullen worden. Ik als secretaris heb de eer om de eerste te mogen schrijven. In de blogs hopen we dat we jullie een iets duidelijker beeld kunnen geven van wat een bestuur doet.

Onze week begint eigenlijk altijd met de bestuursvergadering op maandag, hierbij bespreken we de komende activiteiten, maar ook evalueren we de afgelopen activiteiten. Belangrijke dingen worden hierin besproken en ook de ingekomen post en e-mails worden doorgenomen. Ik bereid de vergadering voor door alvast de ingekomen post door te nemen en op te schrijven wat belangrijk is. Zo gaat de vergadering een stuk sneller, omdat niet de gehele inbox van de mail teruggekeken hoeft te worden. Tijdens de vergadering ben ik altijd druk aan het typen. Als secretaris is het namelijk onder andere je taak om te notuleren. Het maken van notulen houdt in dat je opschrijft wat er wordt gezegd, zodat dit later teruggelezen kan worden. Hierin maak ik als de tijd het toelaat ook een lijstje met wat iedereen moet doen die week, zodat dit duidelijk is voor iedereen.

Om meteen lekker in te komen aan het begin van het jaar staat een belangrijke taak op de planning: het ledenbestand bijwerken. Alle leden die zich ingeschreven hebben moeten in het bestand gezet worden. Dit neemt flink wat tijd in beslag, maar het levert veel op voor de rest van het jaar. Je kunt makkelijk informatie over een lid opzoeken of een lijst maken van leden.

Iets wat ook bij de taak van secretaris hoort is het verzenden van de uitnodigingen voor de Algemene LedenVergadering (ALV) en de stukken hiervoor, die bestaan uit minstens een agenda en de notulen van de vorige ALV. Ook moet dit allemaal worden geprint. Zo leer je goed vooruit werken, want alles op het laatste moment doen is geen optie.

Verder leer je erg goed plannen omdat elke afspraak voor het hele bestuur in de agenda wordt gezet door de secretaris. Zo weet iedereen waar hij of zij op welk moment moet zijn.

Ook heb ik nu al veel geleerd over communicatie omdat ik alle mails en brieven verstuur. Alles wat binnenkomt beantwoord ik ook. Ik ben daarom veel bezig met schrijven. Zo leer je goed hoe je bepaalde mensen moet benaderen en hoe je op een geschikte manier iets kunt vragen of aanbieden.

Voor de komende periode staat het bekijken van het archief nog op de agenda. Alle dingen die relevant zijn voor de vereniging zoals posters of flyers die worden gemaakt, worden opgeslagen in het archief. Het is erg leuk hier in terug te mogen kijken, omdat je als het ware een kijkje krijgt in de geschiedenis van de vereniging.

Dan komen er naast deze taken ook nog de leukere dingen bij zoals borrels, uitjes en constitutieborrels die je samen met de rest van je bestuur bezoekt. Zo leer je elkaar goed kennen en  je legt ook veel nieuwe contacten.

Ik hoop dat ik jullie een klein kijkje achter de schermen heb kunnen geven van hoe mijn functie in elkaar zit. Als jullie nog vragen hebben dan horen wij het graag.

Heel veel liefs!"